ファイルメーカーを活用してネットからの注文に対応するカンタンPro1.3の機能を紹介します。今回は「メールで納品書を送ろう！」です。
メールで納品書を送る理由
ネット物販をしていると、紙印刷の納品書の必要性を感じません。
今までこの方法で何年もやってますが、紙印刷の納品書のを求められたことはありません。
メール納品書送信
ネットで物販をしていると、商品の発送をお客様にお知らせする必要があります。
何をいつどうやって（運送業者・送り状番号）発送したかをお客様に知らせることで、「あ、発送してくれたのね(^^)」と安心して頂けるからです。
また、送り状番号をお知らせすれば発送状況をお客様側で確認して頂けるので、不要な問い合わせを減らせるメリットがあります。
施工サービスでもメール納品書送信
サービスの場合も同じで、「この工事は完了しました。これこれの金額を請求しますよ」って感じで、契約の完了を確定できます。
もし、金額や内容に誤りがあればそのメールにお客様が反応して何か連絡があるはずですので、トラブル回避になりますね。
カンタンProで納品書メール送信
それでは納品書発行の手順を見ていきましょう。
STEP１ 納品書発行
まず、仕事リストで納品書を発行したい受注書を選びます。
STEP２ 受注書で「納品書印刷」を選ぶ
すると、その受注書が開きますので、
タブバーにある「納品書印刷」をクリックします。
STEP３ 納品書プロパティを表示
すると、納品書プロパティ画面に変わりますので、必要に応じて納品書付記欄に送り状バンバーなどを入力します。
STEP４ 「メール」ボタンで送信
ここで印刷もできますが、今回はメールで納品書を送りたいので「メール」ボタンをクリックします。
すると、メールアプリが開き図のような内容のメールが作成されます。
得意先の支払い条件によって受注状況を振り分け
カンタンProでは、登録している得意先の支払い条件によって納品書発送時に自動的に受注状況を変更します。
ネット物販の場合は、前払いかクレジット決済が多いので、
得意先情報の「支払日」を「前金」、「方法」を「銀行振込み（前）」か、「支払日」を「即金」、「方法」を「クレジット」に設定します。
掛売の場合は、設定された条件によって納品後は「完成（請求待ち）」になります。
前払いのお客様の場合、入金日も聞いてきます。
これも「OK」して、違うわなら後で修正することができます。
後のほうが、カレンダーで選べるので便利です。
これで、納品完了の案件は得意先の支払い条件に応じて自動的に「完成（請求待ち）」か「入金済み」に振り分けられます。
納品書メール送信の補足事項
メールクライアント（アプリ）
私の環境は、Macなのでデフォルトのメールアプリはメール.appになります。これ以外のメールアプリを試して見ましたが、Macの場合はメール.app以外ではうまくいきませんでした。
Windows環境の場合は、分かりませんm(_ _)m
Gメールとの連携
BCCに自分宛てメールを設定しているのは、Gメールを使用して仕事をしてますので記録をGメールに残したいからです。これについては、いつか詳しくお話しますね。
完成したことにするかどうか
他の用途があり、納品書を送った時点でその日に完成したことにしたくない場合がありとりあえず聞いてきます。通常は、「はい」でいいかと思います。
商品・サービスの金額の表示
納品書に金額をのせるかどうかと言う問題があります。
受け取る人が、オーダーをくれた人と異なる場合、金額をのせないことも必要です。カンタンProでは、基本的に金額をメール本文に表示します。不要な場合は金額部分を削除して送信します。
今回のまとめ
ネット物販をしていると、紙印刷の納品書の必要性を感じません。
今までこの方法で何年もやってますが、紙印刷の納品書のを求められたことはありません。
紙からの脱却はSDGｓにもつながります。森林の減少は地球規模の問題です。紙の使用を減らして私達に少しでも出来ることをやっていきたいと思います。
